Privacyverklaring Ontwikkeling in Vertrouwen

Inleiding

Dit is de privacyverklaring van coachpraktijk Ontwikkeling in Vertrouwen. Om jou en anderen te kunnen coachen, verwerkt Ontwikkeling in Vertrouwen persoonsgegevens. Ik vind het vanuit mijn professie van belang om zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan, verwerking doet Ontwikkeling in Vertrouwen dan ook zorgvuldig, veilig en volgens de AVG.

In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens Ontwikkeling in Vertrouwen van coachees verwerkt, voor welke doeleinden, hoelang gegevens van coachees worden bewaard, aan wie gegevens doorgegeven worden en hoe je als coachee zelf kunt bepalen wat er met je gegevens gebeurt. 

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die kunnen worden herleid tot een persoon. Denk aan je naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres. In geval van een coachrelatie zijn er meerdere partijen van wie gegevens worden verwerkt:

• coachee: Ontwikkeling in Vertrouwen verwerkt naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, aantekeningen van coachgesprekken en eventuele gedeelde resultaten van oefeningen. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van de coachingmonitor. Op de site van de coachingmonitor zie je via de optie 'Privacy' de verwerking van persoonsgegevens voor de coachingmonitor. In sommige gevallen wordt in onderling overleg ook een IntoDrives drijfveren scan gedaan. Hoe je gegevens dan worden verwerkt, lees je op de privacypagina van de IntoDrives site. De coachee wordt daar 'kandidaat' genoemd.
• peer: een peer is iemand die meedoet in het coachingtraject door tijdens evaluaties zijn of haar beeld te geven over de ontwikkeling van jou als coachee. De peer speelt alleen een rol in de coaching monitor. Op de site van de coachingmonitor zie je via de optie 'Privacy' de verwerking van persoonsgegevens voor de coachingmonitor.
• opdrachtgever: van de opdrachtgever verwerkt Ontwikkeling in Vertrouwen naam, organisatie, adres, telefoonnummer, e-mailadres. Daarnaast vanzelfsprekend ook zakelijke gegevens ten behoeve van contractvorming en facturering, in geval van een organisatie zijn dit geen persoonsgegevens.
• website gebruikers: als bezoeker verstrek je mogelijk je IP-adres en/of een cookie aan de hosting partij van de website, Strato (www.strato.nl). Daarnaast is het mogelijk om via de website gegevens achter te laten (contactformulier) die Ontwikkeling in Vertrouwen vervolgens verwerkt als ontvanger van de ingevulde gegevens.

Op het moment dat je persoonsgegevens door jezelf of door een derde, bijvoorbeeld de organisatie waar je werkt en/of de organisatie die als opdrachtgever optreedt, worden gedeeld, verwerkt Ontwikkeling in Vertrouwen deze. Verwerken houdt onder andere in: het verzamelen, opslaan, raadplegen, verwijderen, gebruiken en het verstrekken van gegevens.

Waarop is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Ontwikkeling in Vertrouwen verwerkt in het kader van coachtrajecten en de mogelijke totstandkoming daarvan (op geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde wijze).

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens?

De verantwoordelijke voor het verwerken van je persoonsgegevens is de eenmanszaak Ontwikkeling in Vertrouwen, gevestigd in gemeente Katwijk aan Zee. De verantwoordelijke is degene die beslist of en, zo ja, welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke wijze.

In welke gevallen gebruikt Ontwikkeling in Vertrouwen je persoonsgegevens?

Ontwikkeling in Vertrouwen verwerkt persoonsgegevens alleen als daar een wettelijke grondslag voor is. De wettelijke grondslagen voor het verwerken van je persoonsgegevens kunnen zijn:

Toestemming

In sommige gevallen verwerkt Ontwikkeling in Vertrouwen persoonsgegevens op grond van toestemming van degene wiens gegevens het betreft. Gegeven toestemming kan altijd worden ingetrokken. Als dat nodig of gewenst is, dien dan een verzoek in via info@ontwikkelinginvertrouwen.nl.

Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst
Je persoonsgegevens worden gebruikt wanneer dit noodzakelijk is voor uitvoering van een overeenkomst die tussen jou en Ontwikkeling in Vertrouwen of tussen de opdrachtgever en Ontwikkeling en Vertrouwen gesloten is. Zonder verwerking van deze persoonsgegevens kan Ontwikkeling in Vertrouwen niet voldoen aan de verplichtingen uit de overeenkomst.

Wettelijke verplichting
Ontwikkeling in Vertrouwen kan wettelijk verplicht zijn je persoonsgegevens te verwerken om te voldoen aan fiscale en andere wettelijke verplichtingen.

Gerechtvaardigd belang
Persoonsgegevens worden gebruikt op grond van een gerechtvaardigd belang van Ontwikkeling in Vertrouwen, waaronder het belang van Ontwikkeling van Vertrouwen om een duurzame relatie met jou of opdrachtgever te behouden en hulpmiddelen, advies of diensten aan te bieden. Daarnaast is sprake van verwerking van geanonimiseerde of gepseudonimiseerde gegevens voor statische analyses en wetenschappelijk onderzoek (met name coachingmonitor en IntoDrives scan). In deze situaties heeft de verwerking van persoonsgegevens naar inschatting van Ontwikkeling in Vertrouwen slechts beperkte impact op je privacy.

Bij welke activiteiten verwerkt Ontwikkeling in Vertrouwen persoonsgegevens?

Website bezoek
Tijdens websitebezoek: IP-adres, bezoekgegevens en cookies
Doel: Om het websitegebruik te analyseren zodat de website geoptimaliseerd kan worden voor bezoekers. 
Dit baseren we op de informatie die wij via cookies of vergelijkbare technieken hebben verzameld over je gebruik van de website/social media/blogs. Tenslotte verzamelen we de gegevens om de dienstverlening (o.a. via onze website) te verbeteren of (technische) problemen bij het gebruik van de website op te lossen

Coachrelatie

Bij het aangaan van een coachrelatie: NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsgegevens en financiële gegevens
Doel: Om een coachtraject (mogelijk) te contracteren en uit te voeren, te onderhouden en hiervoor financiële en inhoudelijke administratie te voeren. De verstrekte informatie wordt zo lang als nodig bewaard voor de correcte uitvoering van een coachtraject, voor - indien afgesproken - evaluatie enige tijd na afloop van het coachtraject en zakelijke afhandeling inclusief fiscale vereisten

Persoonlijk contact
Bij het opnemen van telefonisch contact, contact via de website, formulieren, e-mail of social media: persoonsgegevens afhankelijk van de soort informatie die je daarbij doorgeeft.
Doel: Beantwoorden van vragen, zakelijk aanbod te doen of om de kwaliteit van dienstverlening te verbeteren. Via e-mail toegestuurde gegevens worden bewaard zolang als nodig voor de volledige beantwoording en afhandeling van e-mail. Informatie die Ontwikkeling van Vertrouwen via de website van jou ontvangen blijft uiterlijk één maand opgeslagen.

NB: om de kwaliteit van coachtrajecten hoog te houden en te verbeteren hanteert Ontwikkeling in Vertrouwen - in lijn met de verplichtingen vanuit de beroepsorganisatie NOBCO - periodieke intervisie/supervisie. Tijdens deze bijeenkomst staat casuïstiek centraal, echter zonder herleidbaarheid naar coachees. Daarmee is geen sprake van persoonsgegevens.

Hoe gaat Ontwikkeling in Vertrouwen om met je persoonsgegevens?

Zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk 
Om de privacy en de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens te beschermen, treft Ontwikkeling in Vertrouwen passende technische en procedurele. Ontwikkeling in Vertrouwen gebruikt hulpmiddelen alleen na een gedegen evaluatie van passende bescherming van persoonsgegevens. Ontwikkeling in Vertrouwen hanteert bij gebruik van deze hulpmiddelen uitsluitend persoonlijke toegang tot gegevens over coachtrajecten en betrokkenen. Ontwikkeling in Vertrouwen conformeert zich aan de beroepscode van de NOBCO. Daarin zijn integriteit en vertrouwelijkheid kernwaarden. Naast de technische maatregelen, is het voor Ontwikkeling van Vertrouwen ook vanzelfsprekend om coachtrajecten nooit op een herleidbare wijze te bespreken. 

Melden van incidenten
Mocht er onverwachts blijken dat er toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van je persoonsgegevens, of er bestaat het vermoeden dat dit het geval is, dan zal Ontwikkeling in Vertrouwen dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Indien de inbreuk op je persoonsgegevens mogelijk ongunstige of nadelige gevolgen heeft voor jou, dan laat Ontwikkeling in Vertrouwen dat zo snel mogelijk weten.

Vertrouwelijk
Ontwikkeling in Vertrouwen gaat ervan uit dat gegevens in een coachrelatie altijd vertrouwelijk van aard zijn. Geheimhouding is dan ook een vanzelfsprekendheid voor Ontwikkeling in Vertrouwen. Derde partijen worden beoordeeld op afdoende waarborgen voor de vertrouwelijkheid.

Hoelang bewaren we persoonsgegevens?
Ontwikkeling in Vertrouwen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor je gegevens worden verwerkt en dan wettelijk is toegestaan. Hoelang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillend zijn.

Verstrekken aan derden
Wij verstrekken je persoonsgegevens alleen aan derden (coachingmonitor, IntoDrives) in de volgende situaties:

• noodzakelijk in het kader van de uitvoering van de overeenkomst
• je toestemming
• verplichting op basis van wet- of regelgeving, op basis van een uitspraak van een bevoegde rechter, of bij fraude of misbruik. Als dat het geval is verleent Ontwikkeling in Vertrouwen daar medewerking aan.

Doorgeven van gegevens naar landen buiten de Europese Unie
Ontwikkeling in Vertrouwen maakt gebruik van Google diensten voor het maken van aantekeningen in een coachrelatie en vastleggen van gegevens voor coachrelatie. 

Bezoek aan de website van Ontwikkeling in Vertrouwen
Bij bezoek van de website Ontwikkeling in Vertrouwen, registreert de hosting partij, Strato, je IP-adres, bezoekgegevens en cookies. Iedereen die internet gebruikt, heeft een IP-adres. Ook als je internet met je mobiele telefoon. Zonder IP-adres is het niet mogelijk om te internetten. IP-adressen en bezoekgegevens worden bijvoorbeeld gebruikt door Strato om een overzicht te geven van de bezoeken tot de website vanuit verschillende perspectieven. 

Wat zijn je rechten?

Wanneer Ontwikkeling in Vertrouwen persoonsgegevens van jou verwerkt, heb je volgens de geldende regelgeving bepaalde rechten. Deze worden hieronder toegelicht.

Informatieverstrekking
Informatieverstrekking vindt plaats door het publiceren van deze privacyverklaring. Ontwikkeling in Vertrouwen zal niet actief communiceren over de verwerking van persoonsgegevens.

Recht op inzage in je gegevens
Wil je weten welke informatie van jou bij Ontwikkeling in Vertrouwen bekend is? Dan kun je gebruikmaken van je recht van inzage.

Recht op rectificatie
Je hebt het recht om gegevens te rectificeren als je gegevens onjuist of onvolledig zijn, bijvoorbeeld bij verouderde adresgegevens. Ook heb je het recht de gegevens te rectificeren als de gegevens niet relevant zijn voor het doel waarvoor Ontwikkeling in Vertrouwen ze verwerkt, of als je gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift door Ontwikkeling in Vertrouwen zijn verwerkt.
Wij stellen derde(n) die je gegevens van ons hebben ontvangen op de hoogte van een eventuele rectificatie, tenzij dit onmogelijk is of onevenredige inspanning vraagt.

Recht op gegevenswissing
Daarnaast heb je het recht om bepaalde gegevens te laten verwijderen. Bijvoorbeeld wanneer je gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor Ontwikkeling in Vertrouwen ze heeft ontvangen, je bezwaar maakt tegen de verwerking of wanneer je gegevens onrechtmatig door Ontwikkeling in Vertrouwen zijn verwerkt. Ontwikkeling in Vertrouwen kan echter niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, bijvoorbeeld vanwege een wettelijke verplichting om bepaalde gegevens te bewaren.

Recht op beperking van de verwerking
Ook heb je recht op beperking van de verwerking van je gegevens. Het recht op beperking houdt in dat Ontwikkeling in Vertrouwen je persoonsgegevens (tijdelijk) niet mag verwerken en wijzigen. Hiervan is sprake als de gegevens volgens jou onjuist zijn, als je van mening bent dat de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het verwerkingsdoel of als meent dat Ontwikkeling in Vertrouwen je persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt.

Recht van bezwaar
Tegen verwerking van je persoonsgegevens door Ontwikkeling in Vertrouwen kun je bezwaar maken, als je het vermoeden hebt dat je persoonsgegevens worden gebruikt voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of nakoming van een wettelijke verplichting. Bijvoorbeeld wanneer je niet wilt dat wij je persoonsgegevens gebruiken om je persoonlijke aanbiedingen te doen.

Recht op dataportabiliteit
Wanneer je zelf je persoonsgegevens aan Ontwikkeling in Vertrouwen hebt verstrekt, heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit is het geval als dit in het kader van (uitdrukkelijke) toestemming gebeurt of op basis van een overeenkomst. Ontwikkeling in Vertrouwen zal je digitale gegevens op gestructureerde, gangbare en machine-leesbare wijze aan je verstrekken, wanneer je daarom verzoekt.

Hoe kun je je rechten uitoefenen?

Als je gebruik wenst te maken van je rechten, kun je een e-mail met je verzoek sturen aan info@ontwikkelinginvertrouwen.nl met je naam, adres en telefoonnummer. Ontwikkeling in Vertrouwen reageert binnen één maand op je verzoek.

Ontwikkeling in Vertrouwen zal in zo'n geval vragen om je te legitimeren met een geldig legitimatiebewijs. Zo kan Ontwikkeling in Vertrouwen controleren of de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekt worden.

Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens

Regels over het beschermen van je persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De AP ziet erop toe dat deze wet wordt nageleefd.
Wanneer je van mening bent dat de bepalingen uit deze privacyverklaring niet of onvoldoende worden nageleefd door Ontwikkeling in Vertrouwen, kun je een klacht indienen bij de AP. De contactgegevens van de AP zijn:
Bezuidenhoutseweg 30
2594 AV Den Haag
0900-2001201

Over deze privacyverklaring

Ontwikkeling in Vertrouwen kan deze privacyverklaring aanpassen. De laatste wijziging was op 27 augustus 2023. De meest recente versie staat altijd op  https://www.ontwikkelinginvertrouwen.nl .

Contactgegevens

Neem bij vragen over deze privacyverklaring gerust contact op via info@ontwikkelinginvertrouwen.nl